בעבודתנו אנו נתקלות לא מעט בנותני שירותים ובעלי עסקים, הבוחרים שלא להתקשר בהתקשרות מסודרת ובכתב, עם קהל לקוחותיהם וזאת מסיבות רבות ומגוונות. כפועל יוצא, אותם נותני שירותים ובעלי עסקים מתקשים לעיתים בגביית שכרם מאת לקוחותיהם וכן נתקלים במחלוקות מורכבות, המגיעות במהירות לפתחן של ערכאות משפטיות. למותר לציין כי העדר גבייה וצבירת חובות לאורך זמן, עשויים למוטט כלכלית אפילו עסק הנהנה מחוסן פיננסי.
במאמר שלפנינו נדון בחשיבותו היתרה של הסכם התקשרות בין עסק/נותן שירותים ללקוחותיו ומדוע רצוי וכדאי להתקשר באמצעות הסכם כחלק מהתנהלות עסקית שוטפת ותקינה.
הסכם בכתב-
שלב ראשון בהתקשרות עסקית= ניסוח הסכם התקשרות בכתב!
מטרת העל של הסכם מסוג זה הינה, הגדרת גבולות ההתקשרות בין העסק/נותן השירותים, ללקוח. הסכם התקשרות כתוב ומפורט דיו, ימנע מחלוקות פוטנציאליות עתידיות ויסייע בפתרונן במידה ותתגלענה. נכון יהיה לומר שהסכם כתוב לא ימנע מלקוח שלא לשלם כמו כן יהיה נכון לומר שהסכם כתוב, אינו מהווה תחליף לאמון בסיסי בין נותן שירותים/עסק ללקוח. יחד עם זאת, לאחר שבניתם יחסי אמון וסיכמתם את טיבו והיקפו של השירות הניתן, לרבות תמורתו, הסכם טוב ובכתב ישקף לשני הצדדים את התחייבויותיהם ובמקרה של מחלוקת יהיה בסיס טוב להתייחסות ויקל על מציאת פתרון המיטיב עם שני הצדדים.
מה חשוב לכלול בהסכם התקשרות?
- הגדרה מדוייקת ומפורטת של השירות/העבודה הניתנים במסגרת העסקה ושעל העסק לבצע! . אין להותיר מקום לפרשנות, באשר להיקף העבודה/השירות וחשוב שהכוונות תהיינה ברורות לשני הצדדים כאחד. מומלץ לסייג את סעיף ההגדרה ולציין כי בעבור כל עבודה/שירות, שאינם מצויינים במפורש בהסכם, ישולם שכר נוסף מעבר למוסכם ורצוי אף להגדיר מנגנון לקביעת החיוב/הסכום לתשלום.
- מועדי תשלום- יש לציין מועדי תשלום ולנקוב בתאריכים. רצוי שלא לתלות את מועדי התשלום בקרות אירועים עתידיים, שכן החיים הם דינמיים והגדרה מסוג זה, עשויה בעתיד להוביל את נותן השירות/העסק לקשיים תזרימיים וכד'.
- חשיבה מקדמית על החולשות שלך כנותן שירותים/כעסק בעסקה פרטנית- ראוי לאתר את חולשותייך אל מול הלקוח, כדי שתוכל לחזקן במסגרת הסכם ההתקשרות. לשם ההמחשה: אם מדובר בלקוח, שמלכתחילה קיימים עימו קשיים בתקשורת/חילוקי דיעות מקצועיים/חוסר שיתוף פעולה לאורך התהליך העסקי- במקרים שכאלו ראוי וחשוב יהיה להוסיף סעיף הדן בחלקו של הלקוח בהצלחת העבודה ובביצועה וכן את זכותך שלך, להפסיק את ההתקשרות במקרים מהסוג הנדון.
- סעיף המגן על נותן השירותים/העסק במקרה בו הלקוח פעל באופן חד-צדדי- לדאבוני, אנו עדים חדשות לבקרים, למקרים בהם הלקוח מבקש להפסיק את ההתקשרות בטרם הושלמה העבודה/השירות כפי שסוכם (אין הכוונה למקרים בהם הלקוח מעלה טענות בדבר איכות העבודה). מה יקרה במצב הדברים האמור?, האם אתה זכאי לתמורה שסוכמה או לתמורה בכלל? עבור מקרים שכאלו, רצוי שהסכם ההתקשרות יכלול סעיף, הדן בתרחיש זה וייצור נוסחה הולמת והוגנת עבור שני הצדדים לחישוב התמורה.
- יישוב מחלוקות- ראוי ליתן את הדעת כי ניתן להסכים במסגרת הסכם התקשרות על אופן פתרון מחלוקות עתידיות. ניתן ורצוי להסכים על פנייה להליך גישור עסקי במקרה של מחלוקת בין נותן השירות /העסק ללקוח. יתרונות הליך הגישור העסקי רבים והיריעה קצרה מלהכיל, אולם בקצרה נציין כי הליך גישור עסקי, יימצא יעיל, מהיר ונח יותר עבור הצדדים המעורבים ובסופו ניתן יהיה לגבש הסכם משפטי מחייב וליתן לו תוקף של פסק דין, באמצעות בית המשפט המוסמך.
לסיכום: סוף מעשה מחשבה תחילה- בחרו להתקשר עם לקוחותיכם באמצעות הסכמים כתובים, נהירים, הרמטיים ומדוייקים, זאת למען מזעור נזקים עתידיים, למען ייצוב העסק ברמה הפיננסית, ולמען צמיחתו העתידית.
הערה: במידע הנ"ל אין משום תחליף לייעוץ משפטי פרטני ואין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ עם עו"ד העוסק בתחום בטרם נקיטת פעולה.